Conditions générales de vente et d’utilisation

1. Les parties et l’objet

HAIBO, SARL au capital de 500 €, dont le siège est 305 boulevard des Allobroges, 74130 Bonneville, France, immatriculée au RCS Annecy 953 748 316 (SIRET 953 748 316 00015), TVA intracommunautaire FR70953748316, représentée par William Bories, gérant, ci-après « l’éditeur », édite et fournit en ligne le logiciel Kyampu, ci-après « le service ».

Le service s’adresse aux exploitants de campings et d’hébergements de plein air, ci-après « le camping ». Le camping souscrit pour les besoins de son activité professionnelle : ce contrat est conclu entre professionnels et les règles de protection des consommateurs, dont le droit de rétractation, ne s’y appliquent pas.

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation, ci-après « les conditions », forment le contrat entre le camping et l’éditeur, avec leurs deux annexes : l’accord de sous-traitance des données personnelles (annexe 1) et la liste des sous-traitants ultérieurs (annexe 2). Le camping les accepte en cochant la case prévue lors de la demande d’essai, de la souscription ou de la publication d’une nouvelle version. Elles priment sur tout autre document du camping, sauf accord écrit et signé des deux parties.

2. Le service

Kyampu est un logiciel de gestion et de réservation en ligne pour campings, accessible par internet, sans installation. Il comprend notamment le moteur de réservation, le back-office, l’espace client des vacanciers, les factures et la taxe de séjour, dans l’état où il est décrit sur le site à la date de souscription. L’éditeur fait évoluer le service ; il ne retire pas une fonction essentielle en cours de saison payée sans prévenir le camping.

L’assistant. Le back-office propose un assistant conversationnel qui répond aux questions de l’équipe du camping à partir de ses données. Il fonctionne en lecture seule : il ne crée, ne modifie ni ne supprime rien, et il n’a accès qu’à ce que la personne connectée a le droit de voir. Il s’appuie sur un modèle de langage de Mistral AI, hébergé dans l’Union européenne. Ses réponses peuvent être inexactes : le camping les vérifie avant de s’en servir. Son usage est facultatif.

Les options. La synchronisation avec Odoo, avec la caisse L’Addition et le domaine personnalisé sont des options dont la mise en place fait l’objet d’un devis accepté par le camping. Elles supposent que le camping dispose de son propre abonnement à ces services.

Les sites web sur mesure. La création d’un site web pour le camping (conception, contenus, référencement, intégration de la réservation) est une prestation distincte de l’abonnement. Elle fait l’objet d’un devis et de conditions particulières signés à part ; les présentes conditions ne la couvrent pas, sauf renvoi exprès du devis.

3. L’essai gratuit

Le camping peut essayer le service pendant 30 jours, gratuitement, sans engagement et sans enregistrer de moyen de paiement. L’essai s’ouvre après la confirmation de l’adresse électronique du demandeur par un code. Une seule demande d’essai ouverte est admise par adresse.

Si le camping enregistre un moyen de paiement pendant l’essai, l’abonnement commence à la fin de l’essai. Sinon, l’espace du camping est suspendu à la fin de l’essai, après deux rappels par courriel. Ses données sont effacées 90 jours après la suspension, sauf s’il souscrit entre-temps.

4. Le prix

Le prix est dégressif par tranches, par établissement et par an, hors taxes. Chaque emplacement d’un établissement est facturé au prix de la tranche où tombe son rang dans cet établissement : 10 € HT par emplacement de 1 à 100, 6 € de 101 à 300, 3 € au-delà de 300 hors taxes, avec un minimum de 400 € hors taxes par camping (établissement). Ainsi, un camping de 25 emplacements paie 400 € HT par an, un camping de 150 emplacements 1 300 € HT (100 × 10 € + 50 × 6 €) et un camping de 500 emplacements 2 800 € HT (100 × 10 € + 200 × 6 € + 200 × 3 €).

Les tranches s’appliquent aux emplacements de chaque établissement pris séparément, jamais au total des établissements d’un même exploitant, d’une même organisation ou d’une même entreprise : deux campings de 200 emplacements paient chacun 1 600 € HT, soit 3 200 € HT. Un exploitant qui gère plusieurs établissements paie la somme des prix de chacun, sans autre surcoût. La TVA au taux en vigueur s’ajoute.

Un « emplacement » est une unité réservable : emplacement nu, mobil-home, chalet, cabane, location meublée. Le nombre retenu pour une saison est le plus grand nombre d’emplacements actifs dans le logiciel au cours de la saison écoulée ; à la première saison, celui du jour de la facture.

Aucune commission. L’éditeur ne prélève aucune commission ni aucun frais sur les réservations ou les paiements des vacanciers. Les frais du prestataire de paiement (article 6) sont facturés par celui-ci directement au camping.

Offre « campings fondateurs ». Les 10 premiers campings à qui l’éditeur l’accorde, et qui souscrivent au plus tard le 31 mars 2027, bénéficient de l’offre suivante : la première saison est offerte et le prix est garanti trois saisons. En contrepartie, le camping fournit un témoignage et un avis public, et autorise l’éditeur à citer son nom comme référence. L’offre est accordée par écrit par l’éditeur ; elle ne se cumule pas avec une autre remise et prend fin si le camping résilie.

Évolution du prix. Le prix ne change pas en cours de saison. Une modification s’applique à la saison suivante ; l’éditeur l’annonce par courriel au moins 60 jours avant. Le camping qui la refuse résilie avant le début de cette saison, sans frais.

5. La facturation et le paiement de l’abonnement

L’abonnement est annuel. Une saison commence à la fin de l’essai (ou le jour de la souscription), puis à chaque date anniversaire ; une facture annuelle est émise au début de chaque saison. Les emplacements ajoutés en cours de saison sont pris en compte à la facture suivante, sans prorata ; aucun remboursement n’est dû pour des emplacements retirés.

Le camping paie par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Le moyen de paiement est enregistré et les factures sont prélevées à leur émission par Stripe, prestataire de paiement de l’éditeur. Les factures sont émises par voie électronique et consultables dans l’écran « Abonnement ».

Retard de paiement. Toute somme impayée à son échéance porte, de plein droit et sans rappel, des pénalités au taux prévu par l’article L441-10 du code de commerce (taux d’intérêt de la BCE majoré de dix points, et au moins trois fois le taux d’intérêt légal), ainsi que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article D441-5 du même code). Après une mise en demeure par courriel restée sans effet 15 jours, l’éditeur peut suspendre l’accès au back-office jusqu’au paiement ; le camping garde la possibilité d’exporter ses données.

6. Les paiements des vacanciers

Les paiements en ligne des vacanciers passent par Stripe Connect. Chaque camping ouvre son propre compte Stripe (« compte connecté ») et accepte directement les conditions de Stripe, dont le Stripe Connected Account Agreement. Les paiements sont encaissés sur le compte Stripe du camping et versés sur son compte bancaire par Stripe.

L’éditeur ne détient jamais les fonds des vacanciers. Il n’encaisse rien pour le compte du camping et ne voit pas les numéros de carte, qui sont saisis chez Stripe. Le camping est seul responsable de ses ventes : prix affichés, remboursements, contestations de paiement, vérifications d’identité demandées par Stripe et frais de Stripe. Les paiements hors ligne (espèces, chèques, chèques-vacances, virement, terminal de paiement) sont enregistrés dans le logiciel par le camping et restent hors du champ de l’éditeur.

7. Les obligations du camping

• Fournir des informations exactes à l’inscription et les tenir à jour, notamment l’adresse de facturation.
• Garder confidentiels les accès de son équipe, n’ouvrir des comptes qu’aux personnes qui en ont besoin et retirer ceux des personnes qui partent ; il répond des actions faites avec ses accès.
• Établir et publier ses propres conditions générales de vente aux vacanciers, fixer ses tarifs, ses règles d’annulation, d’arrhes ou d’acompte, et vérifier leur paramétrage dans le logiciel.
• Respecter ses obligations propres : taxe de séjour (le logiciel aide au calcul, le camping reste redevable et vérifie les montants), fiches de police, facturation, conservation de ses documents comptables, informations dues aux vacanciers, et RGPD en tant que responsable du traitement (annexe 1).
• Ne pas utiliser le service à des fins illicites, ne pas tenter d’accéder aux données d’autres campings, ne pas perturber le service ni le copier.

8. Disponibilité, assistance et sauvegardes

L’éditeur est tenu à une obligation de moyens. Il fait fonctionner le service avec le soin d’un professionnel, corrige les anomalies qui lui sont signalées et annonce à l’avance les maintenances qui interrompent le service.

Ce que nous ne promettons pas. HAIBO est une petite entreprise. Elle ne garantit pas de taux de disponibilité chiffré et ne tient pas d’astreinte 24 heures sur 24. Le service est hébergé dans une seule région Azure (Paris) : une panne de cette région ou d’un prestataire (Microsoft, Stripe) rend le service indisponible tant qu’elle dure. L’éditeur surveille le service et intervient dès qu’il a connaissance d’un incident.

L’assistance est assurée par courriel, joignable via le formulaire de contact du site, les jours ouvrés.

Sauvegardes. La base de données est sauvegardée automatiquement par Microsoft Azure, ce qui permet de la restaurer à un instant antérieur en cas d’incident. En plus, une copie complète de la base est exportée chaque nuit, chiffrée avant d’être stockée (la clé qui permet de la lire n’est jamais confiée à l’hébergeur), dans un espace de stockage Azure dédié situé en France. Chaque copie est conservée 30 jours et ne peut pas être effacée, même par l’éditeur, pendant ses 29 premiers jours. La restauration à partir de ces copies a été testée. Une copie chiffrée est aussi rapatriée chaque jour sur un serveur de stockage de l’éditeur, situé en France.

9. Responsabilité

L’éditeur répond des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Il ne répond pas des dommages indirects, tels qu’une perte de chiffre d’affaires, de réservations, de clientèle ou d’image, ni des conséquences d’un paramétrage, d’une donnée ou d’une décision du camping, ni des défaillances des services tiers choisis par le camping (Stripe, Odoo, L’Addition, banque).

La responsabilité totale de l’éditeur, toutes causes confondues, est limitée aux sommes hors taxes payées par le camping au titre du service au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Cette limite ne s’applique pas en cas de faute lourde ou de dol, ni aux dommages corporels.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil.

10. Propriété intellectuelle et données du camping

Le logiciel, son code, sa documentation et la marque Kyampu appartiennent à l’éditeur. Le camping reçoit, pour la durée du contrat, un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour les besoins de son activité.

Les données saisies par le camping ou par ses vacanciers appartiennent au camping. L’éditeur ne les utilise que pour fournir le service ; il ne les vend pas, ne les loue pas et n’affiche aucune publicité.

11. Durée, résiliation et réversibilité

L’abonnement court par saisons annuelles et se renouvelle à chaque date anniversaire, sauf résiliation.

Par le camping. Le camping peut résilier à tout moment depuis l’écran « Abonnement » (réservé au propriétaire du compte) ou en nous écrivant via le formulaire de contact du site. Aucune nouvelle facture n’est alors émise ; la saison en cours, déjà facturée, reste due et n’est pas remboursée. Après la résiliation :

• pendant 90 jours, l’espace du camping passe en lecture seule : le camping peut consulter ses données et les exporter, mais plus rien ne peut être créé ni modifié ;
• l’espace est ensuite suspendu ;
• 90 jours après la suspension, les données du camping sont effacées, après un courriel d’avertissement au propriétaire du compte.

Par l’éditeur. En cas de manquement grave du camping, l’éditeur le met en demeure par courriel d’y remédier ; sans effet au bout de 15 jours, il peut résilier. Les mêmes délais de lecture seule et d’effacement s’appliquent.

Export. À tout moment pendant le contrat, la lecture seule et la suspension, le propriétaire du compte peut demander l’export complet de ses données (réservations, clients, paiements, factures, réglages, catalogue…) : une archive avec un fichier JSON et un fichier CSV par table, dans des formats ouverts. Le lien de téléchargement est envoyé par courriel. Il appartient au camping de conserver ses factures et pièces comptables aussi longtemps que la loi le lui impose. L’éditeur conserve ses propres factures au camping 10 ans.

12. Modification des conditions

Chaque version des conditions porte sa date. L’éditeur annonce une nouvelle version par courriel et dans le back-office ; le propriétaire du compte l’accepte pour continuer à modifier les données. Le camping qui la refuse peut résilier dans les conditions de l’article 11. Une modification de prix suit l’article 4.

13. Preuve, confidentialité et dispositions diverses

Les parties conviennent que les journaux du service font preuve de l’acceptation des conditions : qui a accepté, quand, quelle version, depuis quelle adresse IP. Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre. Le camping ne peut céder le contrat sans l’accord écrit de l’éditeur. Si une clause est déclarée nulle, les autres demeurent. Le fait de ne pas se prévaloir d’une clause ne vaut pas renonciation.

14. Droit applicable et litiges

Les conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, les parties cherchent d’abord une solution amiable : la partie qui s’estime lésée écrit à l’autre, qui répond de bonne foi sous trente jours. À défaut d’accord, tout litige relatif au contrat est soumis à la compétence exclusive des tribunaux d’Annecy, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Annexe 1. Accord de sous-traitance des données personnelles (RGPD, article 28)

1.1 Les rôles

Pour les données personnelles de ses vacanciers, de leurs accompagnants et de son équipe, le camping est responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). L’éditeur est son sous-traitant : il traite ces données pour le compte du camping, sur ses instructions documentées, dans le seul but de fournir le service. Pour les données de ses propres clients (le compte du camping, la facturation de l’abonnement) et les demandes d’essai, l’éditeur est responsable du traitement ; la politique de confidentialité s’applique.

1.2 Description du traitement

• Objet et finalité : héberger et faire fonctionner le logiciel de réservation et de gestion du camping (réservations, séjours, paiements, factures, taxe de séjour, fiches de police, états des lieux, espace client, courriels aux vacanciers, assistant).
• Durée : celle du contrat, puis les délais de lecture seule et d’effacement de l’article 11.
• Personnes concernées : les vacanciers et leurs accompagnants (y compris des mineurs), les prospects du camping, les membres de l’équipe du camping.
• Données : identité, coordonnées, adresse, langue, pays ; détail des séjours et des occupants ; montants, statuts et références des paiements (jamais le numéro de carte) ; factures ; pour les fiches de police des vacanciers étrangers, les informations exigées par la loi (date et lieu de naissance, nationalité) ; signatures, états des lieux et leurs photos ; messages ; journaux de connexion. Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD n’est demandée par le logiciel ; le camping n’en saisit pas dans les champs libres.
• Opérations : collecte par les formulaires, enregistrement, conservation, consultation par les personnes habilitées du camping, envoi des courriels, transmission aux services que le camping active, calculs de l’assistant, sauvegarde, export et effacement.

1.3 Les engagements de l’éditeur

• Ne traiter les données que sur instruction du camping : ses réglages dans le logiciel et ses demandes écrites valent instructions. L’éditeur l’informe si une instruction lui paraît contraire au RGPD.
• Ne pas utiliser les données pour son propre compte, ne pas les vendre, ne pas en faire de profilage.
• Soumettre à la confidentialité les personnes autorisées à accéder aux données, qui n’y accèdent que pour héberger, maintenir le service ou assister le camping à sa demande.
• Assurer la sécurité des données (article 32) : chiffrement des échanges (HTTPS) et des bases au repos, cloisonnement des données de chaque camping, droits d’accès par rôle, connexion des vacanciers par code à usage unique, secrets stockés dans un coffre-fort de clés, sauvegardes automatiques complétées par une copie complète quotidienne chiffrée, conservée 30 jours en France et protégée contre l’effacement, dont une copie est rapatriée chez l’éditeur, en France (article 8), journal d’usage de l’assistant (qui, quand, quel outil, jamais les résultats).
• Pour l’assistant, ne transmettre au modèle de langage que la question, un court historique et des résultats chiffrés agrégés : ni nom ni référence de réservation n’est envoyé par le logiciel. Le camping veille à ne pas taper lui-même de données personnelles dans ses questions.
• Notifier au camping toute violation de données personnelles le concernant sans délai excessif, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les éléments disponibles (nature, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises). Le camping décide de la notification à la CNIL et de l’information des personnes ; l’éditeur l’y aide.
• Aider le camping à répondre aux demandes des personnes (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité) : le logiciel permet de retrouver, corriger, exporter et effacer les données d’un vacancier. Une demande reçue directement par l’éditeur est transmise au camping sans y répondre.
• Aider le camping, sur demande, pour ses analyses d’impact et ses échanges avec la CNIL, dans la mesure des informations dont il dispose.
• Héberger les données dans l’Union européenne (en France pour la base de données). Certains sous-traitants appartiennent à des groupes établis hors de l’Union (Microsoft, Stripe) ; un éventuel transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par le cadre de protection des données UE-États-Unis.
• En fin de contrat, permettre l’export complet des données puis les effacer selon l’article 11, y compris des sauvegardes à l’expiration de leur durée de rétention technique. L’éditeur ne conserve que ce que la loi lui impose pour lui-même (ses factures, la preuve de l’acceptation des conditions).
• Mettre à la disposition du camping les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et permettre un audit, au plus une fois par an sauf incident, annoncé trente jours à l’avance, mené par le camping ou un auditeur tenu au secret et non concurrent, à ses frais, sans accès aux données des autres campings.

1.4 Les sous-traitants ultérieurs

Le camping autorise l’éditeur à recourir aux sous-traitants de l’annexe 2. L’éditeur leur impose par contrat des obligations de protection équivalentes et reste responsable de leur exécution envers le camping. Il informe le camping par courriel de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance ; le camping peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut d’accord, résilier sans frais avant le changement.

1.5 Les obligations du camping

Le camping informe ses vacanciers du traitement (notamment dans sa propre politique de confidentialité), s’assure de disposer d’une base légale, fixe les durées de conservation applicables à ses données et efface ou exporte ce qui doit l’être. Il tient son registre des traitements.

Annexe 2. Liste des sous-traitants ultérieurs

À la date de cette version :

• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure) : hébergement du logiciel, de la base de données et de ses sauvegardes, des fichiers et des journaux techniques. Lieu : France (région Azure « France Central », Paris) ; les pages statiques du parcours de réservation sont servies depuis la région « Europe de l’Ouest » (Pays-Bas). Intervient toujours.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, API Microsoft Graph) : envoi des courriels du service (confirmations, codes de connexion, factures, rappels). Lieu : Union européenne (EU Data Boundary de Microsoft). Intervient toujours.
• Mistral AI SAS (Paris, France) : modèle de langage de l’assistant du back-office. Lieu : Union européenne. Intervient seulement quand un membre de l’équipe du camping utilise l’assistant.
• Stripe Payments Europe Limited (Dublin, Irlande) : paiement en ligne des vacanciers, sur le compte Stripe du camping ; Stripe agit aussi en responsable de traitement pour ses propres obligations (lutte contre la fraude, réglementation financière). Lieu : Union européenne, avec des transferts possibles vers les États-Unis encadrés par Stripe. Intervient quand le camping active le paiement en ligne.
• Odoo SA (Belgique) : synchronisation des clients, factures et paiements vers la base Odoo du camping. Lieu : selon l’hébergement de la base Odoo choisie par le camping. Intervient seulement si le camping active la synchronisation Odoo.
• L’Addition (France) : rapprochement des encaissements faits sur la caisse du camping. Lieu : selon le contrat du camping avec L’Addition. Intervient seulement si le camping active la synchronisation de caisse.

Pour Stripe, Odoo et L’Addition, le camping a aussi son propre contrat avec le prestataire ; l’éditeur ne fait que leur transmettre les données nécessaires, sur instruction du camping, quand il active la fonction.

Nous écrire

Pour toute question sur ces conditions : le formulaire de contact du site, ou par courrier à HAIBO, 305 boulevard des Allobroges, 74130 Bonneville, France.